Birokrasi

DEFINISI

Birokrasi adalah sebuah tatanan kerja organisasi – umumnya besar dan kompleks – dengan banyak lapisan hierarki, aturan formal, dan peran khusus dengan tujuan menjalankan fungsi administrasi.

Memahami Birokrasi

Perusahaan, pemerintah, dan organisasi nirlaba semuanya bisa menjadi birokrasi. Organisasi birokrasi memiliki hierarki dan lapisan wewenang yang jelas dan diatur oleh aturan formal. Birokrasi umumnya besar dan kompleks, dan setiap peran di dalamnya memiliki tanggung jawab dan proses yang jelas untuk diikuti.

Istilah ini sering memiliki konotasi negatif, menunjukkan ketidakefisienan dan birokrasi. Birokrasi sulit beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan kondisi dan dapat menghambat kreativitas dan inovasi. Tetapi birokrasi dapat membawa keuntungan, seperti stabilitas, akuntabilitas, dan mengarahkan kelompok besar menuju tujuan bersama.

CONTOH

Pemerintah pusat adalah salah satu contoh organisasi birokrasi. Pegawai pemerintah individu jarang yang memiliki kekuatan untuk mengimplementasikan perubahan nyata. Sebaliknya, keputusan kritis memerlukan banyak lapisan persetujuan. 

Kesimpulan

Birokrasi adalah ibarat rambu lalu lintas …

Ketika harus berhenti pada tanda berhenti, speedbumps, dan lampu merah, mungkin perlu waktu lebih lama untuk mencapai mencapai tujuan akhir daripada yang seharusnya. Tetapi pada akhirnya, rintangan-rintangan tersebut bisa mencegah kecelakaan dan meningkatkan kemungkinan setiap orang dapat pulang dengan selamat.

Demikian juga, birokrasi bergerak lebih lambat daripada yang diinginkan banyak orang, tetapi biasanya aturan itu memiliki tujuan. Tentu saja, terlalu banyak penghalang jalan – dan terlalu banyak birokrasi – bisa jadi tidak efisien. 

Ketahui Lebih Lanjut …

Apa ciri-ciri birokrasi?

Pro dan kontra dari birokrasi

Perbedaan birokrasi vs pemerintahan vs administrasi

 Apa industri yang paling birokratis?

Apa Ciri-ciri Birokrasi?

Birokrasi adalah dalam berbagai bentuk dan ukuran, dapat mencakup pemerintah, perusahaan, dan organisasi nirlaba. Beberapa karakteristik birokrasi adalah:

Hirarki yang Jelas

Birokrasi memiliki hirarki wewenang yang jelas, atau rantai komando. Semua orang tahu kepada siapa mereka harus melapor dan siapa yang bertanggung jawab.

Dibanding setiap orang memiliki suara yang sama, semakin tinggi bagan organisasi yang kamu tuju, semakin banyak otoritas yang akan kamu miliki. Siapa pun yang berada di posisi atas – baik individu ataupun dewan direksi – memiliki keputusan akhir. Mereka yang berada di posisi bawah memiliki otoritas yang sangat sedikit. Suatu keputusan mungkin memerlukan persetujuan oleh beberapa lapisan hierarki sebelum itu bisa terjadi.                 

Jenis struktur ini menghilangkan kebingungan tentang siapa yang bertanggung jawab. Tetapi itu juga berarti posisimu seringkali lebih penting daripada apa yang keahlian yang kamu punya. Kamu mungkin memiliki ide atau pengalaman yang lebih baik daripada orang di atasmu, tetapi itu tidak berarti kamu memiliki suara dalam mengambil keputusan. Dan beberapa orang dapat menghindari tanggung jawab atas kesalahan karena mereka “hanya mengikuti perintah.”

Serangkaian Aturan Formal

Setiap birokrasi diatur oleh serangkaian aturan tertulis, resmi atau prosedur operasi standar. Setiap karyawan menerima serangkaian instruksi spesifik mengenai apa yang menjadi tugasnya. Aturan-aturan ini membantu pekerja memahami tugas-tugasnya, dan mereka dapat membantu organisasi mempertahankan kesinambungan ketika orang datang dan pergi. Di sisi lain, peraturan yang mengikat dapat mengekang kreativitas dan semangat.

Pembagian Kerja

Di sebagian besar birokrasi, tidak ada “jacks of all trades” (istilah untuk seseorang yang bisa melakukan banyak hal namun tidak ahli dalam hal tersebut). Sebaliknya, setiap karyawan memiliki keahlian khusus dan daftar tanggung jawab. Agar organisasi dapat memenuhi sasaran keseluruhannya, setiap orang harus mempersempit pekerjaan spesifik mereka. Setiap individu bergantung pada orang lain untuk memajukan birokrasi.

Manajemen Profesional

Birokrasi dijalankan oleh manajer profesional penuh waktu yang mempertahankan keahlian dan mempertahankan memori kelembagaan. Bahkan ketika ada perubahan dalam kepemimpinan tertinggi, inti profesional dari organisasi adalah menjaga agar semuanya tetap berjalan lancar. Sementara manajer profesional dapat mengembangkan penguasaan, mereka juga dapat membuat organisasi tetap bertahan dalam menghadapi perubahan. 

Pro dan Kontra Birokrasi

Keuntungan Birokrasi

Sementara birokrasi sering mendapat bad rap (reputasi negatif), birokrasi adalah memiliki beberapa keuntungan.

Pembagian kerja membantu karyawan memiliki rasa tanggung jawab yang jelas dan membantu organisasi bergerak secara efisien menuju tujuan bersama. Pekerja dapat mengembangkan keahlian dalam pekerjaan mereka dan menghindari berpindah tugas sepanjang hari. Hirarki yang jelas berarti semua orang selalu tahu siapa yang memegang kekuasaan. 

Birokrasi adalah juga dapat meningkatkan stabilitas. Bahkan ketika karyawan datang dan pergi, serangkaian aturan dan tanggung jawab yang jelas memberikan kesinambungan pada peran mereka. Untuk industri yang memiliki masalah keamanan dan sangat diatur, birokrasi dapat membantu memastikan prosedur yang tepat untuk diikuti.

Mempromosikan keseimbangan. Ketika satu orang memiliki semua kekuatan dan tidak tunduk pada aturan dan prosedur yang luas, ia dapat membuat keputusan impulsif. Birokrasi dapat memberikan lapisan pertanggungjawaban yang mencegah satu pihak memperoleh terlalu banyak wewenang.

Selain itu juga bermanfaat untuk karier karyawan. Birokrasi relatif menawarkan lebih banyak keamanan pekerjaan, karena mereka cenderung menjadi organisasi yang mapan dengan prosedur yang sudah ditetapkan untuk perekrutan dan pemutusan hubungan kerja. Di luar PHK, karyawan yang melakukan pekerjaannya dengan baik sering kali bisa bertahan lama. Karena terdapat banyak anak tangga, birokrasi biasanya menyediakan kesempatan promosi. Idealnya, promosi didasarkan pada prestasi dan mencapai tolak ukur kinerja yang jelas.

Dalam birokrasi yang ideal, beroperasi berdasarkan aturan yang ditetapkan berarti karyawan diperlakukan secara tidak memihak. Keputusan dibuat berdasarkan alasan dan pedoman tertulis, daripada hubungan pribadi atau kepemimpinan karismatik.

Kerugian Birokrasi

Birokrasi sering memiliki reputasi buruk, bukan tanpa alasan. Karena aturan dan hierarki yang terlibat, banyak hal cenderung bergerak lambat. Membuat keputusan atau seringnya terjadi perubahan mengharuskan melalui banyak lapisan birokrasi, yang dapat menyebabkan ketidakefisienan.

Akibatnya, organisasi birokrasi bisa lambat merespons perubahan keadaan. Misalnya, birokrasi pemerintah dapat ketinggalan dalam mengadopsi teknologi baru, atau birokrasi korporat gagal bereaksi dengan cepat terhadap pesaing baru yang gesit. 

Kompartementalisasi staf yang kaku juga dapat mengesampingkan karyawan. Mereka yang ingin mengubah jalur karier mungkin kesulitan untuk bergerak dari satu departemen ke departemen lain. Persyaratan yang mengikat untuk sebuah posisi dapat menyebabkan perusahaan mengabaikan calon yang menjanjikan yang tidak cukup sesuai dengan pedoman. Pembagian kerja juga dapat menghambat kolaborasi antara karyawan dan departemen yang berbeda.

Birokrasi juga dapat membatasi kreativitas dan kebebasan karyawan. Dengan uraian pekerjaan dan proses yang ketat, menjadikan seorang individu tidak memiliki banyak ruang untuk menyelesaikan tugas dengan cara yang terbaik. Ide-ide kreatif yang muncul dari status quo mungkin akan mendapatkan sanksi bukannya dihargai, dan mungkin ada sedikit insentif bagi pekerja untuk mengambil inisiatif atau melampaui persyaratan peran mereka. Kebosanan, semangat kerja rendah, dan penurunan produktivitas dapat terjadi sebagai akibatnya.

Dalam birokrasi kehidupan nyata, kemajuan tidak selalu terikat dengan prestasi. Sebaliknya, promosi mungkin didasarkan pada masa jabatan, nepotisme, atau politik kantor.

Rantai kepemimpinan yang kaku adalah alat yang digunakan berbagai pemain dalam birokrasi untuk mengatasi ketika melakukan kesalahan. Mereka mungkin mencoba menghindari kesalahan atas tindakan tidak etis dengan menunjukkan bahwa mereka mengikuti perintah dari atasan. 

Apa itu Birokrasi vs Pemerintahan vs Administrasi?

Pemerintahan mengacu pada aturan dan sistem yang melaluinya, pemimpin dalam suatu organisasi menjalankan wewenang, menetapkan tujuan dan kebijakan, memantau kinerja, dan bertanggung jawab. 

Semua pemerintahan memerlukan administrasi, yang mengacu pada proses sehari-hari dalam menjalankan bisnis atau organisasi.

Pemerintahan dan administrasi adalah dua komponen dari organisasi mana pun, bahkan yang kecil dan nonhierarkis. Birokrasi mengacu pada jenis organisasi tertentu – yang besar dan kompleks dengan hierarki dan aturan formal yang ditetapkan. Birokrasi dapat dilihat sebagai salah satu bentuk administrasi.

Apa Industri yang Paling Birokratis?

Terlepas dari ketidakefisienan yang diciptakan birokrasi, kebanyakan orang Amerika masih bekerja untuk itu. Satu generasi yang lalu, orang Amerika cenderung bekerja untuk bisnis kecil daripada perusahaan besar. Sekarang, lebih dari seperempat karyawan bekerja di perusahaan  yang mempekerjakan setidaknya 10.000 orang. Tanpa memperhitungkan jumlah orang yang bekerja untuk pemerintah – lebih dari 10 persen dari populasi di setiap negara bagian (dan lebih dari 20 persen di negara-negara seperti Alaska dan New Mexico). 

Meskipun belum tentu perusahaan dengan banyak karyawan beroperasi sebagai birokrasi, itu tampaknya menjadi arah yang akan ditempuh bisnis AS. Jumlah manajer, penyelia, dan staf pendukung di AS telah meningkat secara dramatis dalam beberapa dekade terakhir, jauh lebih cepat daripada pertumbuhan dalam pekerjaan lain. Selain itu, perusahaan yang membentuk S&P 500 telah mengurangi biaya rata-rata barang yang dijual secara substansial sejak 2004, tetapi gaji dan overhead perusahaan belum menyusut. 

Beberapa industri mungkin lebih berfungsi sebagai birokrasi daripada lainnya. Perawatan medis dan pendidikan tinggi membuat peningkatan substansial dalam birokrasi, berdasarkan biaya yang dikeluarkan untuk peran manajerial dan administrasi. Pada tahun 2020, lebih dari sepertiga pengeluaran perawatan kesehatan (medis) digunakan untuk biaya administrasi, seperti tagihan penyedia dan overhead perusahaan asuransi.

Simak juga:

Apa Itu Hedge Fund (Lindung Nilai)?

Apa Itu Reksadana Indeks (Index Fund)?

Cemas Terjadi Resesi Akibat Pandemi, Investor Nilai Aset Emas Paling Menjanjikan